Shopify και Εφορία

Ένα επιτυχημένο ηλεκτρονικό κατάστημα στο Shopify δεν απαιτεί μόνο καλή πλατφόρμα και προϊόντα, αλλά και σωστή φορολογική διαχείριση. Στην Ελλάδα, οι νέοι έμποροι και υφιστάμενες επιχειρήσεις πρέπει να συμμορφώνονται με συγκεκριμένες υποχρεώσεις σε θέματα φορολογίας και λογιστικής. Ακολουθεί ένας αναλυτικός οδηγός για το τι πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη φορολογική συμμόρφωση ενός Shopify καταστήματος στην Ελλάδα, από την έναρξη επιχείρησης έως την έκδοση τιμολογίων, τη διαχείριση ΦΠΑ, τη χρήση του συστήματος myDATA της ΑΑΔΕ, τις βέλτιστες πρακτικές, το θέμα του hosting στο εξωτερικό, τα εργαλεία συμμόρφωσης και τον κρίσιμο ρόλο του λογιστή.

Εγγραφή επιχείρησης

Πριν ξεκινήσετε να πουλάτε μέσω Shopify, πρέπει να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας είναι νόμιμα κατοχυρωμένη. Αν έχετε ήδη επιχείρηση, ελέγξτε με τον λογιστή σας εάν χρειάζεται να προσθέσετε τον κατάλληλο ΚΑΔ (Κωδικό Αριθμό Δραστηριότητας) για ηλεκτρονικό εμπόριο. Πολλοί κλάδοι έχουν διαφορετικό ΚΑΔ για πωλήσεις μέσω φυσικού καταστήματος και διαφορετικό για ηλεκτρονικές πωλήσεις. Για παράδειγμα, το λιανικό εμπόριο μέσω διαδικτύου συνήθως εμπίπτει στον ΚΑΔ 47.91 (Λιανικό εμπόριο μέσω ταχυδρομικών παραγγελιών ή διαδικτύου), με υποκατηγορίες ανά είδος προϊόντων.

Αν δεν έχετε ήδη επιχείρηση, θα πρέπει να ιδρύσετε νέα. Τα βασικά βήματα για να αποκτήσει το υπό δημιουργία e-shop σας νομική υπόσταση είναι τα εξής:

1. Προσωρινή εγγραφή σε Επιμελητήριο: Εγγραφείτε στο αρμόδιο Επιμελητήριο (συνήθως Επαγγελματικό ή Εμπορικό) για την επιχειρηματική δραστηριότητα που θα ασκήσετε.

2. Εγγραφή στον ΕΦΚΑ: Ως νέος ελεύθερος επαγγελματίας ή επιτηδευματίας, πρέπει να εγγραφείτε στον ασφαλιστικό φορέα (π.χ. πρ. ΟΑΕΕ, νυν ΕΦΚΑ) και να αρχίσετε την ασφάλισή σας. Αυτή η εγγραφή είναι υποχρεωτική.

3. Έναρξη δραστηριότητας στην Εφορία (ΑΑΔΕ): Υποβάλετε δήλωση έναρξης στη ΔΟΥ, δηλώνοντας τον κατάλληλο/ους ΚΑΔ για το ηλεκτρονικό εμπόριο και αποκτώντας ΑΦΜ (αν δεν έχετε). Θα χρειαστεί να προσκομίσετε τις βεβαιώσεις εγγραφής από το Επιμελητήριο και τον ΕΦΚΑ. Με την έναρξη θα εγγραφείτε και στο μητρώο ΦΠΑ ως υποκείμενος στον φόρο.

4. Οριστική εγγραφή στο Επιμελητήριο & ΓΕΜΗ: Μετά την έναρξη, ολοκληρώστε την εγγραφή σας στο Επιμελητήριο και καταχωρίστε την επιχείρηση στο Γενικό Εμπορικό Μητρώο (ΓΕΜΗ), αποκτώντας αριθμό ΓΕΜΗ. Αυτό απαιτείται για δημοσιότητα και νόμιμη λειτουργία.

Συμβουλή: Πλέον η έναρξη επιχείρησης στην εφορία μπορεί να γίνει και ψηφιακά μέσω της πλατφόρμας myAADE (Live) χωρίς φυσική παρουσία. Παρ’ όλα αυτά, συνιστάται να ολοκληρώσετε τη διαδικασία με τη καθοδήγηση λογιστή, καθώς υπάρχουν κρίσιμες επιλογές (π.χ. η νομική μορφή της εταιρείας) που επηρεάζουν τη φορολογία και τη λειτουργία σας.

Τέλος, σημειώστε ότι ένα ηλεκτρονικό κατάστημα φορολογείται όπως και ένα φυσικό κατάστημα, ανάλογα με τη νομική μορφή και τα κέρδη της επιχείρησης. Για παράδειγμα, τα καθαρά κέρδη ατομικών επιχειρήσεων φορολογούνται με κλίμακα (9% έως 44% ανάλογα με το ύψος), ενώ οι εταιρείες (π.χ. ΙΚΕ, ΑΕ) έχουν ενιαίο φορολογικό συντελεστή (π.χ. 22% εταιρικός φόρος) και τυχόν φόρο διανομής κερδών. Συζητήστε με τον λογιστή σας για την καταλληλότερη νομική μορφή πριν την έναρξη, λαμβάνοντας υπόψη και κριτήρια όπως το κόστος, η ευελιξία και οι δυνατότητες χρηματοδότησης.

Έκδοση τιμολογίων και αποδείξεων

Η έκδοση νόμιμων παραστατικών για κάθε πώληση είναι υποχρεωτική. Αυτό σημαίνει ότι κάθε φορά που πραγματοποιείται μια πώληση μέσω του Shopify, θα πρέπει να εκδίδεται είτε Απόδειξη Λιανικής Πώλησης (για πωλήσεις σε ιδιώτες) είτε Τιμολόγιο (για πωλήσεις σε επαγγελματίες/εταιρείες που ζητούν τιμολόγιο). Τα παραστατικά αυτά τεκμηριώνουν επίσημα τα έσοδά σας και απαιτούνται από την φορολογική νομοθεσία, όπως ακριβώς θα συνέβαινε και σε ένα φυσικό κατάστημα.

Στην Ελλάδα, από το 2021 και μετά, έχει τεθεί σε εφαρμογή το σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης και τηρούνται ηλεκτρονικά βιβλία μέσω της πλατφόρμας myDATA. Συνεπώς, όλα τα τιμολόγια/αποδείξεις πρέπει να εκδίδονται ηλεκτρονικά και να διαβιβάζονται στο myDATA. Για να το πετύχετε αυτό υπάρχουν δύο βασικές μέθοδοι:

• Χρήση φορολογικού μηχανισμού ή ταμειακής μηχανής: Παραδοσιακά, οι επιχειρήσεις λιανικής χρησιμοποιούν Φορολογικούς Ηλεκτρονικούς Μηχανισμούς (ΦΗΜ) ή εγκεκριμένες ταμειακές μηχανές που εκδίδουν αποδείξεις με σήμανση. Αυτές οι συσκευές πλέον διαβιβάζουν τις συναλλαγές και στο myDATA. Ωστόσο, σε ένα αμιγώς ηλεκτρονικό κατάστημα χωρίς φυσικό σημείο πώλησης, η χρήση ταμειακής μπορεί να είναι δύσχρηστη ή περιττή. Η νομοθεσία επιτρέπει την έκδοση αποδείξεων λιανικής χωρίς ταμειακή, εφόσον χρησιμοποιείται πιστοποιημένος Πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης που στέλνει τα δεδομένα απευθείας στην ΑΑΔΕ. Έτσι, μπορείτε να καλύψετε την υποχρέωση έκδοσης απόδειξης νόμιμα, χωρίς φυσική ταμειακή, μέσω εγκεκριμένου παρόχου. (Σε επόμενη ενότητα θα δούμε εργαλεία που διευκολύνουν αυτή τη διαδικασία).

• Χρήση κατάλληλου εμπορικού προγράμματος/λογισμικού: Πολλοί  έμποροι επιλέγουν λογισμικό τιμολόγησης που λειτουργεί ως “γέφυρα” μεταξύ Shopify και φορολογικών υποχρεώσεων. Τέτοια προγράμματα μπορούν να εκδίδουν αυτόματα τα παραστατικά (τιμολόγια ή αποδείξεις) για κάθε παραγγελία και να τα αποστέλλουν ηλεκτρονικά στην ΑΑΔΕ μέσω myDATA. Με άλλα λόγια, όταν ολοκληρώνεται μια online παραγγελία, δημιουργείται αυτόματα το νόμιμο παραστατικό με όλα τα απαιτούμενα στοιχεία (ΑΦΜ επιχείρησης, ανάλυση ΦΠΑ, κτλ.), το οποίο λαμβάνει ο πελάτης (π.χ. μέσω email) και ταυτόχρονα ενημερώνεται η φορολογική αρχή. Αυτό αντικαθιστά την ανάγκη για χειροκίνητη τιμολόγηση ή χρήση ταμειακής.

Είναι σημαντικό να αποφασίσετε από την αρχή πώς θα εκδίδετε τα παραστατικά σας. Κάποιες μικρές επιχειρήσεις ξεκινούν αρχικά με χειροκίνητη τιμολόγηση (π.χ. έκδοση αποδείξεων μέσω gov.gr/timologio) και στη συνέχεια αυτοματοποιούν τη διαδικασία καθώς αυξάνονται οι παραγγελίες. Ωστόσο, η έγκαιρη υιοθέτηση ενός συστήματος ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι καλύτερη πρακτική, διότι μειώνει τα λάθη και διασφαλίζει συμμόρφωση με το myDATA από την πρώτη στιγμή.

Tip: Στο checkout του Shopify, καλό είναι να δίνετε τη δυνατότητα στον πελάτη “Θέλω Τιμολόγιο” (αντί για απλή απόδειξη). Συνήθης πρακτική στην Ελλάδα είναι να υπάρχει πεδίο για Α.Φ.Μ./Επωνυμία κατά την ολοκλήρωση της παραγγελίας. Έτσι, αν κάποιος πελάτης είναι επαγγελματίας και θέλει τιμολόγιο, θα σας δώσει τα στοιχεία του. Με βάση αυτά, θα εκδώσετε τιμολόγιο αντί για απόδειξη. Υπάρχουν μάλιστα εφαρμογές Shopify που αυτοματοποιούν τη συλλογή αυτών των στοιχείων (βλ. παρακάτω ενότητα για apps), π.χ. ελέγχουν το ΑΦΜ και συμπληρώνουν αυτόματα την επωνυμία και τη διεύθυνση της εταιρείας.

Επίσης, φροντίστε να παρέχετε το παραστατικό στον πελάτη. Μπορείτε να το συμπεριλάβετε στο δέμα τυπωμένο ή/και να το στείλετε ηλεκτρονικά με email. Η αποστολή με email μετά την αγορά είναι αποδεκτή και αρκετά διαδεδομένη – ειδικά αν χρησιμοποιείτε πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης, συνήθως η πλατφόρμα του παρόχου θα αποστείλει αυτόματα την απόδειξη/τιμολόγιο σε PDF μορφή στον πελάτη. Αυτό προσδίδει επαγγελματισμό και διευκολύνει τον πελάτη που θέλει να φυλάξει την απόδειξη.

Διαχείριση ΦΠΑ (εντός και εκτός Ε.Ε.)

Το Φ.Π.Α. είναι ίσως το πιο περίπλοκο κομμάτι της φορολογίας για ένα e-shop που απευθύνεται σε ποικίλους πελάτες σε διαφορετικές περιοχές. Ως ελληνική επιχείρηση, θα έχετε ελληνικό ΑΦΜ και θα υπόκεισθε στον ελληνικό ΦΠΑ για τις περισσότερες συναλλαγές – αλλά με σημαντικές διαφοροποιήσεις αν πουλάτε στο εξωτερικό.

Βασικά σημεία για τη διαχείριση ΦΠΑ στο Shopify:

• Πωλήσεις εντός Ελλάδας: Για όλες τις εγχώριες πωλήσεις (B2C ή B2B εντός Ελλάδας), εφαρμόζεται ο κανονικός ελληνικός ΦΠΑ (24% για τα περισσότερα προϊόντα, εκτός αν διαθέτετε αγαθά με μειωμένο συντελεστή). Οι τιμές που βλέπει ο καταναλωτής στην ιστοσελίδα πρέπει να περιλαμβάνουν τον ΦΠΑ, σύμφωνα με τη νομοθεσία για προστασία καταναλωτή. Άρα στο Shopify συνήθως θα επιλέξετε την ρύθμιση ότι οι τιμές προϊόντων είναι με VAT inclusive τιμή. Στο παραστατικό (απόδειξη ή τιμολόγιο) θα εμφανίζεται διακριτά η καθαρή αξία και ο ΦΠΑ 24%. Για πωλήσεις B2B εντός Ελλάδας (και εφόσον και ο αγοραστής είναι υπόχρεος ΦΠΑ), πάλι χρεώνετε ΦΠΑ 24% – οι ελληνικές επιχειρήσεις θα τον εκπέσουν στη δήλωσή τους, όπως γίνεται συνήθως.

• Πωλήσεις προς ιδιώτες σε άλλες χώρες της Ε.Ε.: Αν πουλάτε σε καταναλωτές εντός Ε.Ε. (π.χ. σε Γαλλία, Γερμανία κλπ), ισχύουν οι κανόνες των ενδοκοινοτικών εξ αποστάσεως πωλήσεων. Από 1η Ιουλίου 2021, θεσπίστηκε ενιαίο ετήσιο όριο €10.000 για όλες τις πωλήσεις προς άλλες χώρες ΕΕ. Μέχρι αυτό το όριο (αθροιστικά, σε όλες τις χώρες) μπορείτε να συνεχίσετε να χρεώνετε ελληνικό ΦΠΑ στους πελάτες και να τον αποδίδετε στην Ελλάδα. Μόλις όμως οι συνολικές διασυνοριακές πωλήσεις σας υπερβούν τις €10.000 μέσα στο έτος, υποχρεωτικά πρέπει να εφαρμόζετε τον ΦΠΑ του κράτους μέλους του αγοραστή για τις παραπάνω πωλήσεις. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι θα χρειαστεί να εγγραφείτε στο σύστημα One Stop Shop (OSS) της ΑΑΔΕ. Το OSS σάς επιτρέπει να δηλώνετε ανά τρίμηνο τον οφειλόμενο ΦΠΑ για κάθε χώρα-πελάτη και να αποδίδετε τα ποσά μέσω ΑΑΔΕ, χωρίς να ανοίξετε φορολογική εκπροσώπηση σε κάθε χώρα ξεχωριστά. Μέχρι το όριο των 10.000€, οι διασυνοριακές πωλήσεις λιανικής θεωρούνται εγχώριες και ο ΦΠΑ τους δηλώνεται σαν να ήταν πωλήσεις εντός Ελλάδας.Πάνω από το όριο, ξεκινάτε τη διαδικασία OSS. Σημειώστε ότι το όριο των €10.000 είναι μικρό, οπότε αν σκοπεύετε να επεκταθείτε σοβαρά στο εξωτερικό, πιθανόν να χρειαστείτε OSS από νωρίς.

• Πωλήσεις B2B σε άλλες χώρες Ε.Ε.: Αν ο πελάτης σας είναι επιχείρηση σε άλλο κράτος-μέλος με έγκυρο ενδοκοινοτικό ΑΦΜ/VIES, τότε δεν επιβάλλετε ΦΠΑ στο τιμολόγιο (είναι ενδοκοινοτική παράδοση αγαθών με απαλλαγή ΦΠΑ). Ο πελάτης θα κάνει αυτο-υπόχρεωση (reverse charge) στη χώρα του. Προϋπόθεση είναι ότι τα αγαθά αποστέλλονται εκτός Ελλάδας προς τη χώρα του πελάτη και ότι έχετε τα στοιχεία του (επωνυμία, διεύθυνση, έγκυρο VAT number). Φροντίστε να κρατήσετε αποδεικτικά διακίνησης (π.χ. φορτωτικές, αποδεικτικά παράδοσης) για να τεκμηριώσετε την απαλλαγή ΦΠΑ σε περίπτωση ελέγχου.

• Πωλήσεις εκτός Ε.Ε.: Αν στέλνετε προϊόντα σε τρίτες χώρες (π.χ. ΗΠΑ, Αγγλία, Ελβετία κ.ά.), αυτές θεωρούνται εξαγωγές. Στις εξαγωγές δεν χρεώνετε ελληνικό ΦΠΑ (0% στο τιμολόγιο/απόδειξη), όμως θα πρέπει να ολοκληρωθούν οι τελωνειακές διαδικασίες κατά την αποστολή. Ο ΦΠΑ ουσιαστικά καταβάλλεται από τον αγοραστή στη χώρα προορισμού (τελωνείο) εφόσον προβλέπεται, ενώ εσείς στην Ελλάδα καταγράφετε την πώληση ως απαλλασσόμενη. Βεβαιωθείτε ότι κρατάτε τα τελωνειακά έγγραφα εξαγωγής (π.χ. την διασάφηση εξαγωγής και αποδείξεις ότι το εμπόρευμα βγήκε εκτός ΕΕ), διότι αυτά αποτελούν τη νόμιμη απόδειξη ότι δικαιούστε απαλλαγή ΦΠΑ για την συγκεκριμένη πώληση.

• Αγορές και έξοδα από το εξωτερικό: Εκτός από τις πωλήσεις, πιθανώς θα έχετε και δαπάνες από προμηθευτές του εξωτερικού. Για παράδειγμα, η συνδρομή σας στο Shopify ή εφαρμογές του Shopify App Store μπορεί να χρεώνονται από εταιρεία εκτός Ελλάδας. Να ελέγχετε ότι λαμβάνετε τιμολόγια για τέτοιες υπηρεσίες (π.χ. το Shopify εκδίδει τιμολόγιο συνδρομής) και να τα προσκομίζετε.

• One Stop Shop (OSS) και Shopify: Η πλατφόρμα Shopify υποστηρίζει από τεχνικής πλευράς τον υπολογισμό διαφορετικών συντελεστών ΦΠΑ ανά χώρα πελάτη, εάν ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Shopify Markets και ορίσετε φορολογικούς κανόνες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε ότι για πωλήσεις σε Γερμανία να υπολογίζει 19% ΦΠΑ, σε Γαλλία 20% κ.ο.κ., ενώ για εκτός ΕΕ να μην υπολογίζει καθόλου. Ωστόσο, αυτό απαιτεί να έχετε εγγραφεί στο OSS και να γνωρίζετε πότε πρέπει να αλλάζει η εφαρμογή του ΦΠΑ. Πολλοί έμποροι αρχικά λειτουργούν με ελληνικό ΦΠΑ για όλες τις πωλήσεις εντός ΕΕ (μέχρι να φτάσουν το όριο) και κατόπιν, με τη συμβουλή του λογιστή τους, ενεργοποιούν την χρέωση ξένου ΦΠΑ και OSS. Εν ολίγοις: αν οι διασυνοριακές πωλήσεις σας είναι μικρές, χειριστείτε τις ως εγχώριες (24% ΦΠΑ) – αν μεγαλώσουν, προετοιμαστείτε για OSS.

• Δηλώσεις ΦΠΑ και myDATA: Όλες οι συναλλαγές σας θα αποτυπώνονται στη περιοδική σας δήλωση ΦΠΑ (μηνιαία ή τριμηνιαία, ανάλογα με τη μορφή της επιχείρησης). Η διαβίβαση στο myDATA των παραστατικών (τιμολογίων/αποδείξεων) που συζητήσαμε στην προηγούμενη ενότητα δεν αντικαθιστά την υποβολή της δήλωσης ΦΠΑ – πρέπει κανονικά να υποβάλετε τη δήλωση συγκεντρωτικά. Το myDATA όμως βοηθά στο ότι προσυμπληρώνει ή διασταυρώνει τα έσοδά σας, οπότε οι δηλώσεις ΦΠΑ πρέπει να συμφωνούν με τα διαβιβασθέντα στοιχεία.

Συμμόρφωση με το myDATA της ΑΑΔΕ

myDATA (My Digital Accounting and Tax Application) είναι η πλατφόρμα της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ) μέσω της οποίας τηρούνται ηλεκτρονικά βιβλία για όλες τις επιχειρήσεις. Με απλά λόγια, κάθε έσοδο και έξοδο της επιχείρησής σας πρέπει να διαβιβάζεται ηλεκτρονικά στην ΑΑΔΕ, ώστε να υπάρχει ηλεκτρονικό αρχείο (e-books) των κινήσεων. Για ένα Shopify e-shop, η συμμόρφωση με το myDATA επικεντρώνεται κυρίως στα έσοδα (τις αποδείξεις λιανικής και τα τιμολόγια που εκδίδετε).

Βασικές πληροφορίες για το myDATA και τα e-shop:

• Από το 2021, η διαβίβαση τιμολογίων στο myDATA είναι υποχρεωτική. Αυτό σημαίνει πως δεν αρκεί να εκδίδετε παραστατικά, πρέπει και να τα στέλνετε ψηφιακά στην πλατφόρμα. Αν χρησιμοποιείτε πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή και γέφυρα Shopify με το λογιστικό σας πρόγραμμα, αυτό θα γίνεται αυτόματα όπως περιγράψαμε. Η μη διαβίβαση ή η εκπρόθεσμη διαβίβαση συναλλαγών μπορεί να επιφέρει πρόστιμα, επομένως είναι κρίσιμο να υπάρχει αξιόπιστη διαδικασία.

• Τύποι Παραστατικών στο myDATA: Κάθε απόδειξη λιανικής ή τιμολόγιο που εκδίδετε χαρακτηρίζεται με συγκεκριμένο τύπο παραστατικού κατά τη διαβίβαση (π.χ. Τύπος Retail Receipt για αποδείξεις, Invoice για τιμολόγια κλπ) και απαιτεί ορισμένες πληροφορίες (στοιχεία αντισυμβαλλομένου αν υπάρχει, ανάλυση ΦΠΑ, τρόπος πληρωμής κ.ά.). Οι λύσεις λογισμικού που συνδέονται με το Shopify φροντίζουν να στέλνουν αυτά τα στοιχεία στη σωστή μορφή. Παρ’ όλ’ αυτά, καλό είναι να γνωρίζετε ότι η ΑΑΔΕ προσδοκά να λαμβάνει κάθε συναλλαγή σας σε πραγματικό χρόνο ή έστω μέσα σε σύντομο διάστημα από την έκδοση. Για παράδειγμα, αν εκδίδετε αποδείξεις κατά την ώρα των πωλήσεων, το myDATA θα λαμβάνει σε πραγματικό χρόνο ή μέσα στην ίδια μέρα τα δεδομένα.

• myDATA και διαβίβαση εξωτερικού: Το myDATA δεν απαλλάσσει από άλλες υποχρεώσεις. Αν πραγματοποιείτε πωλήσεις με OSS, θα πρέπει να δηλώνετε τα σύνολα τριμηνιαία στην ειδική δήλωση OSS (ξεχωριστά από το myDATA). Όμως οι επιμέρους αποδείξεις αυτές και πάλι πρέπει να έχουν σταλεί στο myDATA (πιθανόν με ειδικό χαρακτηρισμό ότι αφορούν ΦΠΑ άλλης χώρας). Ευτυχώς, οι πάροχοι τιμολόγησης έχουν προβλέψει αυτές τις περιπτώσεις και προσθέτουν ανάλυση ανά χώρα. Στο myDATA, μια ενδοκοινοτική λιανική πώληση θα φανεί ως απαλλασσόμενη (λόγω OSS) με την ένδειξη του αντίστοιχου άρθρου απαλλαγής.

• Έλεγχος: Θα πρέπει να ελέγχετε τις πωλήσεις που καταγράφει το Shopify με ό,τι έχει διαβιβαστεί στο myDATA. Εφόσον έχετε αυτοματοποιημένη γέφυρα, καλό είναι περιοδικά (π.χ. κάθε μήνα) να ελέγχετε με τον λογιστή σας ότι όλες οι παραγγελίες/αποδείξεις του Shopify υπάρχουν καταχωρημένες στα ηλεκτρονικά βιβλία. Σε περίπτωση διαφορών (π.χ. αν ξεχάσατε να στείλετε κάποια απόδειξη ή αν μια απόδειξη απορρίφθηκε λόγω σφάλματος), θα χρειαστεί διόρθωση.

• myDATA για τα έξοδα: Αν και στο παρόν κείμενο επικεντρωνόμαστε στα έσοδα, θυμηθείτε ότι και τα έξοδα (τιμολόγια δαπανών από προμηθευτές σας) πρέπει να διαβιβαστούν. Πολλοί μεγάλοι προμηθευτές το κάνουν ήδη αυτόματα (π.χ. θα δείτε στο myDATA τιμολόγια courier ή προμηθευτών σας που έχουν διαβιβαστεί από αυτούς). Για όσους δεν το κάνουν, ο λογιστής σας πιθανόν να καταχωρεί συγκεντρωτικά τις δαπάνες στο myDATA εκ μέρους σας. Σε κάθε περίπτωση, φροντίστε να παρέχετε όλα τα τιμολόγια εξόδων σας στον λογιστή ώστε να μην μείνει τίποτα εκτός.

Εν κατακλείδι, η συμμόρφωση με το myDATA είναι πλέον αναπόσπαστο μέρος της λειτουργίας ενός e-shop στην Ελλάδα. Μπορεί αρχικά να φαίνεται σύνθετο, αλλά με τα σωστά εργαλεία και συνεργάτες (λογιστής/πάροχος) γίνεται μια αυτοματοποιημένη διαδικασία στο παρασκήνιο. Εσείς θα επικεντρώνεστε στις πωλήσεις, ενώ τα παραστατικά και οι φόροι θα καταγράφονται και θα υποβάλλονται σωστά.

Συχνές πρακτικές για Shopify καταστήματα στην Ελλάδα

Η λειτουργία ενός Shopify καταστήματος στην ελληνική αγορά έχει ορισμένες ιδιαιτερότητες. Ακολουθούν μερικές συχνές πρακτικές που υιοθετούν οι Έλληνες έμποροι του Shopify για να είναι σύμφωνοι με τις ρυθμίσεις και να προσφέρουν καλύτερη εμπειρία στους πελάτες τους:

• Τιμές με ΦΠΑ & διαφάνεια στις χρεώσεις: Όπως αναφέρθηκε, οι τιμές προϊόντων εμφανίζονται τελικές με ΦΠΑ, κάτι που οι καταναλωτές το περιμένουν. Επίσης, οι περισσότεροι έμποροι ενημερώνουν ξεκάθαρα για τυχόν πρόσθετες χρεώσεις (π.χ. έξοδα αποστολής, αντικαταβολή). Η αντικαταβολή (COD) είναι πολύ δημοφιλής στην Ελλάδα· αν την προσφέρετε, σημειώστε ότι συνήθως υπάρχει μικρή επιπλέον χρέωση και αυτή υπόκειται σε ΦΠΑ επίσης. Φροντίστε το checkout να υπολογίζει σωστά τέτοιες χρεώσεις.

• Δυνατότητα επιλογής Απόδειξης ή Τιμολογίου: Σχεδόν όλα τα ελληνικά e-shops δίνουν τη δυνατότητα στον πελάτη κατά την παραγγελία να δηλώσει αν αγοράζει ως ιδιώτης ή ως επιχείρηση. Αυτό συνήθως υλοποιείται με ένα απλό toggle ή πεδίο “Θέλω Τιμολόγιο (Ναι/Όχι)”. Αν ναι, εμφανίζονται πεδία για συμπλήρωση εταιρικών στοιχείων (Επωνυμία, Διεύθυνση, ΑΦΜ, ΔΟΥ). Αυτή η πρακτική διασφαλίζει ότι θα συλλέξετε όλα τα απαραίτητα δεδομένα εκ των προτέρων και δεν θα χρειαστεί ο πελάτης να επικοινωνήσει μετά για αλλαγή απόδειξης σε τιμολόγιο. Επίσης, μειώνει τα λάθη: υπάρχουν εργαλεία που ελέγχουν σε πραγμα-time το ΑΦΜ που εισήχθη (μέσω βάσης δεδομένων της ΑΑΔΕ) και αυτοματοποιούν τη συμπλήρωση των στοιχείων τιμολόγησης.

• Αυτόματη τιμολόγηση & ενσωμάτωση με συστήματα: Τα πιο απαιτητικά Shopify Stores ενσωματώνουν πλήρως τις λειτουργίες με λογιστικά συστήματα. Για παράδειγμα, συνδέουν το Shopify με το πρόγραμμα τιμολόγησης που χρησιμοποιεί ο λογιστής ή με μια online πλατφόρμα τιμολόγησης. Έτσι, κάθε παραγγελία μετατρέπεται σχεδόν αυτόματα σε παραστατικό, χωρίς διπλή καταχώρηση. Ορισμένοι μάλιστα εκδίδουν τα παραστατικά σε πραγματικό χρόνο μόλις πληρωθεί η παραγγελία, ώστε ο πελάτης να λαμβάνει αμέσως το νόμιμο παραστατικό του (χρήσιμο ιδίως στις ψηφιακές υπηρεσίες/προϊόντα).

• Διαχείριση αντικαταβολών και πληρωμών: Στην περίπτωση της αντικαταβολής, μια πρακτική είναι να εκδίδεται η απόδειξη με την αποστολή του δέματος, αλλά να αποστέλλεται στον πελάτη (email) ή να συμπεριλαμβάνεται στο πακέτο με σήμανση “επί πιστώσει” αν δεν έχει ακόμα εισπραχθεί το ποσό. Μόλις ο courier εισπράξει και σας αποδώσει τα χρήματα, ενημερώνετε το σύστημα ότι εξοφλήθηκε. Εναλλακτικά, μερικοί επιχειρηματίες εκδίδουν τις αποδείξεις αντικαταβολών συγκεντρωτικά στο τέλος της ημέρας όταν λάβουν αναφορά επιβεβαίωσης από την courier για το ποιες παραδόσεις ολοκληρώθηκαν. Και οι δύο προσεγγίσεις μπορούν να λειτουργήσουν, αρκεί να μην παραλείπεται τελικά η έκδοση. Σε περίπτωση ακύρωσης/μη παράδοσης, ακυρώνεται και η απόδειξη.

• Συνεργασία με courier και αριθμοδότηση παραστατικών: Πολλά e-shop συνεργάζονται στενά με εταιρείες courier. Ορισμένες courier προσφέρουν λύσεις όπου εκτυπώνεται ένα “συνοδευτικό δελτίο” για το πακέτο, αλλά αυτό δεν αντικαθιστά την απόδειξη λιανικής. Είναι απλώς για μεταφορά. Μην συγχέετε το δελτίο αποστολής με το φορολογικό παραστατικό. Φροντίστε το παραστατικό να έχει εκδοθεί από εσάς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ενιαία σειρά για τις αποδείξεις του e-shop σας, ανεξαρτήτως τρόπου πληρωμής. Η αρίθμηση θα είναι συνεχόμενη μέσω του συστήματος τιμολόγησης που επιλέξατε.

• Αρχειοθέτηση και back-up: Καλό είναι να διατηρείτε ένα πλήρες αρχείο όλων των παραστατικών που εκδίδετε. Αν χρησιμοποιείτε ψηφιακό πάροχο, θα τα έχετε εκεί. Κρατήστε όμως και δικά σας back-ups (π.χ. εξαγωγή σε PDF ή Excel ανά μήνα) για να μπορείτε εύκολα να ανατρέξετε σε περιπτώσεις διαφορών ή ελέγχου. Η υποχρέωση διαφύλαξης βιβλίων/παραστατικών παραμένει για κάποια χρόνια (τουλάχιστον 5 έτη), οπότε οργανώστε από νωρίς την ψηφιακή σας αρχειοθήκη.

• Συμμόρφωση με καταναλωτική νομοθεσία: Πέρα από τα φορολογικά, ένα ελληνικό e-shop πρέπει να τηρεί και ορισμένες ρυθμίσεις ως προς τους καταναλωτές. Για παράδειγμα, στις σελίδες του θα πρέπει να αναφέρονται τα στοιχεία της επιχείρησης (επωνυμία, διεύθυνση, ΑΦΜ/ΔΟΥ, ΓΕΜΗ), οι όροι χρήσης, πολιτική επιστροφών, τρόποι πληρωμής και αποστολής κ.λπ. Αυτές οι πληροφορίες συχνά τοποθετούνται στο footer της ιστοσελίδας ή σε ειδική σελίδα “Όροι και Προϋποθέσεις”. Αν και αυτό δεν σχετίζεται άμεσα με τη φορολογία, είναι μέρος της κανονιστικής συμμόρφωσης και εμπνέει εμπιστοσύνη στον πελάτη ότι ψωνίζει από μια νόμιμη, διαφανή επιχείρηση.

Συνοπτικά, τα επιτυχημένα Ελληνικά Shopify Stores συνδυάζουν τις δυνατότητες της πλατφόρμας με προσαρμογές που ανταποκρίνονται στο τοπικό περιβάλλον: φιλική πολιτική προς τον πελάτη, παράλληλα με σχολαστική τήρηση των φορολογικών κανόνων. Αν είστε νέος σε αυτόν τον χώρο, μην διστάσετε να ρωτάτε άλλους εμπόρους ή να συμβουλεύεστε επαγγελματίες λογιστές για τις βέλτιστες πρακτικές – η κοινότητα του ηλεκτρονικού εμπορίου στην Ελλάδα είναι αρκετά ενεργή και συνεργατική.

Hosting σε servers εκτός Ελλάδας – τι πρέπει να γνωρίζετε

Πολλοί αναρωτιούνται αν η φιλοξενία του Shopify eshop σε server εκτός Ελλάδας επηρεάζει τις φορολογικές τους υποχρεώσεις. Για παράδειγμα, το Shopify ως πλατφόρμα φιλοξενεί τα καταστήματα στους δικούς του servers (που βρίσκονται σε διάφορες τοποθεσίες παγκοσμίως). Τα βασικά σημεία που πρέπει να γνωρίζετε είναι τα εξής:

• Φορολογική έδρα και διακομιστής (server): Η φορολογική αντιμετώπιση της επιχείρησής σας εξαρτάται από την έδρα της επιχείρησης (την έδρα που δηλώσατε στην εφορία) και από το πού λαμβάνει χώρα η δραστηριότητα, όχι από το πού βρίσκεται φυσικά ο server του website. Εφόσον εσείς είστε φορολογικός κάτοικος Ελλάδας και η επιχείρησή σας είναι ελληνική, όλα τα εισοδήματα από το e-shop φορολογούνται στην Ελλάδα, ανεξάρτητα αν το site “τρέχει” σε data center π.χ. στην Ευρώπη ή στην Αμερική. Δεν μπορείτε δηλαδή να αποφύγετε την ελληνική φορολογία απλώς επειδή ο server είναι εκτός χώρας.

• Μόνιμη εγκατάσταση στο εξωτερικό: Μόνο αν ιδρύατε μια ξεχωριστή εταιρεία στο εξωτερικό, ή αποκτούσατε φορολογική κατοικία εκτός Ελλάδας, θα μπορούσατε να αλλάξετε το καθεστώς φορολόγησης (και αυτό υπό προϋποθέσεις και διμερείς συμβάσεις). Απλή φιλοξενία ιστοσελίδας στο εξωτερικό δεν συνιστά “μόνιμη εγκατάσταση” σε άλλη χώρα για φορολογικούς σκοπούς. Συνεπώς, μην ανησυχείτε: η επιλογή του πού θα φιλοξενηθεί το e-shop σας είναι κυρίως τεχνικό και κοστολογικό ζήτημα, όχι φορολογικό.

• Πληρωμές σε ξένους παρόχους (ΦΠΑ): Αυτό που έχει φορολογική σημασία όσον αφορά το hosting ή τη χρήση πλατφόρμας εξωτερικού, είναι οι συναλλαγές σας με αυτούς τους παρόχους. Συγκεκριμένα, το Shopify θα σας χρεώνει ένα μηνιαίο ποσό συνδρομής (π.χ. σε USD ή EUR) και ενδεχομένως προμήθειες ή αγορά θεμάτων/εφαρμογών. Αυτές οι χρεώσεις προέρχονται από εταιρεία εκτός Ελλάδας και η επιχείρησή σας λαμβάνει μια υπηρεσία από το εξωτερικό. Πρακτικά, όταν λαμβάνετε το τιμολόγιο του Shopify (ή άλλου παρόχου hosting, αν χρησιμοποιείτε διαφορετικό), θα καταχωριστεί από τον λογιστή σας ως έξοδο. Σιγουρευτείτε ότι οι πάροχοι σας εκδίδουν τιμολόγια με τα στοιχεία της επιχείρησής σας. Το Shopify παρέχει τιμολόγια μέσω email ή στο admin panel με τα στοιχεία που δηλώνετε (οπότε φροντίστε να συμπληρώσετε το VAT σας (ΑΦΜ) στο Shopify admin.

• GDPR και διασυνοριακή φιλοξενία: Ένα συναφές θέμα (όχι φορολογικό, αλλά νομικό) είναι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Αν ο server είναι εκτός ΕΕ, πρέπει να διασφαλίσετε ότι ο πάροχος τηρεί το GDPR. Ευτυχώς, το Shopify συμμορφώνεται με τους ευρωπαϊκούς κανόνες προστασίας δεδομένων, οπότε δεν έχετε πρόβλημα εκεί. Απλώς καλό είναι στην πολιτική απορρήτου σας να αναφέρετε ότι χρησιμοποιείτε τρίτους παρόχους (όπως το Shopify) και ότι τα δεδομένα αποθηκεύονται σε servers cloud. Αυτές είναι συνήθεις πρακτικές και περιλαμβάνονται στους προτύπους όρους χρήσης.

Συμπερασματικά, το hosting εκτός Ελλάδας δεν αλλάζει κάτι στη φορολογία της επιχείρησής σας. Εστιάστε στο να επιλέξετε ένα αξιόπιστο και γρήγορο hosting (το οποίο με το Shopify έτσι κι αλλιώς είναι μέρος της υπηρεσίας) και βεβαιωθείτε απλώς ότι διαχειρίζεστε σωστά τον ΦΠΑ των σχετικών υπηρεσιών που λαμβάνετε.

Ρόλος του λογιστή και σύσταση συνεργασίας

Η ελληνική φορολογική νομοθεσία για το ηλεκτρονικό εμπόριο είναι πολυεπίπεδη και συνεχώς μεταβαλλόμενη. Γι’ αυτό, ο ρόλος του λογιστή σας είναι κρίσιμος στη λειτουργία ενός Shopify καταστήματος. Η συνεργασία με έναν έμπειρο και ενημερωμένο λογιστή μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια ομαλή, συμμορφωμένη λειτουργία και σε πιθανά προβλήματα ή πρόστιμα. Ακολουθούν οι κύριοι λόγοι για τους οποίους η σύσταση συνεργασίας με λογιστή είναι απαραίτητη:

• Ορθή οργάνωση από την αρχή: Ένας λογιστής που γνωρίζει το ηλεκτρονικό εμπόριο θα σας βοηθήσει να οργανώσετε σωστά την επιχείρησή σας από τα θεμέλια, διασφαλίζοντας ότι πληρούνται όλες οι φορολογικές υποχρεώσεις. Αυτό ξεκινά από την επιλογή νομικής μορφής και ΚΑΔ, την τήρηση βιβλίων, μέχρι και τη θέσπιση διαδικασιών για τιμολόγηση και myDATA.

• Διαχείριση του ΦΠΑ και διασυνοριακών συναλλαγών: Οι κανόνες του ΦΠΑ μπορεί να είναι πολύπλοκοι – διαφορετικοί συντελεστές ανά είδος, ενδοκοινοτικές συναλλαγές, OSS, απαλλαγές εξαγωγών κλπ. Ο λογιστής θα σας καθοδηγήσει στον σωστό χειρισμό του ΦΠΑ: ποιους συντελεστές να εφαρμόζετε, πώς να χειρίζεστε τις πωλήσεις σε άλλες χώρες, πώς να υποβάλετε σωστά τις δηλώσεις ΦΠΑ κ.λπ. Αυτό εξασφαλίζει ότι δεν θα υποπέσετε σε παραλείψεις όπως η μη απόδοση ΦΠΑ σε άλλη χώρα όταν απαιτείται.

• Υποβολή δηλώσεων και λοιπών υποχρεώσεων: Εκτός από τον ΦΠΑ, υπάρχουν οι ετήσιες φορολογικές δηλώσεις εισοδήματος, οι συγκεντρωτικές καταστάσεις (ΜΥΦ παλαιότερα), τριμηνιαίες αναφορές OSS, δηλώσεις VIES για ενδοκοινοτικές πωλήσεις, και άλλες υποχρεώσεις. Ένας καλός λογιστής θα φροντίσει να υποβληθούν όλα σωστά και έγκαιρα, ενσωματώνοντας τα δεδομένα του e-shop σας. Θα σας ενημερώνει για προθεσμίες και τυχόν απαιτούμενα στοιχεία.

• Αποφυγή προστίμων και ελέγχων: Η συνεργασία με έμπειρο λογιστή μειώνει τον κίνδυνο προστίμων και προβλημάτων με την εφορία.Ο εξειδικευμένος στα e-shop λογιστής γνωρίζει τις συνηθισμένες παγίδες που μπορεί να οδηγήσουν σε φορολογικό έλεγχο (π.χ. ασυνέπειες σε ΦΠΑ, μη διαβίβαση στοιχείων στο myDATA, λάθη στα διασυνοριακά). Θα σας βοηθήσει να τις αποφύγετε τηρώντας όλες τις διαδικασίες σωστά και εγκαίρως. Αν ποτέ έρθει ένας έλεγχος, θα είστε σε πολύ καλύτερη θέση με τα βιβλία σας ενημερωμένα και το myDATA συμφωνημένο.

• Βελτιστοποίηση φορολογικής επιβάρυνσης: Ένας εξειδικευμένος λογιστής δεν είναι απλώς “βιβλιοθηκάριος” των αριθμών· μπορεί να προσφέρει συμβουλές για το πώς να μειώσετε νόμιμα τη φορολογική σας επιβάρυνση.Για παράδειγμα, μπορεί να σας καθοδηγήσει σε επιλογές όπως η ένταξη σε καθεστώς μικρών επιχειρήσεων αν ισχύει, η αξιοποίηση αποσβέσεων εξοπλισμού, η χρήση εργαλείων όπως αναπτυξιακοί νόμοι, κλπ., που μπορεί να ωφελήσουν μια επιχείρηση e-commerce.

• Διεθνείς πωλήσεις και διπλή φορολογία: Αν το Shopify κατάστημά σας πουλάει και εκτός Ελλάδας (είτε εντός είτε εκτός ΕΕ), ένας λογιστής με εμπειρία στις διεθνείς συναλλαγές είναι ανεκτίμητος. Θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τυχόν υποχρεώσεις σε άλλες χώρες και να διασφαλίσει ότι δεν θα πληρώσετε φόρους δύο φορές για το ίδιο εισόδημα. Αυτό αφορά, για παράδειγμα, το συντονισμό μεταξύ ελληνικών δηλώσεων και δηλώσεων OSS, ή το θέμα του μόνιμης εγκατάστασης αν έχετε αποθήκες εκτός Ελλάδας κ.ο.κ.

Συνολικά, η συνεργασία με έναν εξειδικευμένο λογιστή αποτελεί επένδυση στην ομαλή λειτουργία του e-shop σας.Σας δίνει τη σιγουριά ότι κάποιος παρακολουθεί τις φορολογικές λεπτομέρειες, ενώ εσείς επικεντρώνεστε στην ανάπτυξη της επιχείρησης. Φροντίστε να επιλέξετε έναν λογιστή που είναι ενήμερος για το ηλεκτρονικό εμπόριο – ιδανικά ρωτήστε αν έχει και άλλους πελάτες με e-shop ή αν γνωρίζει τα εργαλεία (όπως το myDATA, OSS κλπ). Εδραιώστε μια τακτική επικοινωνία: για παράδειγμα, μην περιμένετε ως το τέλος του χρόνου, ενημερώνετέ τον ανά μήνα ή τρίμηνο για τις πωλήσεις σας (αν δεν έχει ήδη πρόσβαση μέσω των συστημάτων).

Τέλος, δείτε τον λογιστή ως σύμβουλο και όχι μόνο ως καταχωρητή. Μπορεί να σας δώσει πολύτιμες συμβουλές επιχειρηματικά, από το αν σας συμφέρει να γίνετε έμπορος OSS, μέχρι το πότε να μετατραπεί η ατομική επιχείρηση σε ΙΚΕ ανάλογα με τον τζίρο. Μια καλή συνεργασία θα σας γλιτώσει χρήματα και πονοκεφάλους μακροπρόθεσμα.

Συμπέρασμα: Η λειτουργία ενός Shopify e-shop στην Ελλάδα δεν διαφέρει από άλλες πλατφόρμες και συνοδεύεται από τις ίδιες συγκεκριμένες φορολογικές και κανονιστικές υποχρεώσεις που με τη σωστή οργάνωση είναι απολύτως διαχειρίσιμες. Εγγράφετε νόμιμα την επιχείρησή σας, εκδίδετε τα απαραίτητα παραστατικά για κάθε πώληση, διαχειριστείτε σωστά τον ΦΠΑ σε Ελλάδα και εξωτερικό, ενσωματώστε το myDATA στη ροή εργασιών σας, και χρησιμοποιήστε εργαλεία που διευκολύνουν αυτές τις διαδικασίες. Οι βέλτιστες πρακτικές των επιτυχημένων e-shops δείχνουν ότι η αυτοματοποίηση και η συνεργασία με ειδικούς (λογιστές, φοροτεχνικούς) είναι το κλειδί για να αποφύγετε προβλήματα. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορέσετε να εστιάσετε στην ανάπτυξη του καταστήματός σας, γνωρίζοντας ότι το φορολογικό κομμάτι είναι υπό έλεγχο και συμμορφωμένο με τις απαιτήσεις της ελληνικής νομοθεσίας. Καλή επιτυχία στο εγχείρημά σας!